Termin- und Besichtigungskoordination

• Organisation und Abstimmung von Besichtigungsterminen mit Mietinteressenten
• Vor- und Nachbereitung von Terminen (Exposés, Grundrisse, Zugangscodes, Ansprechpartner)

Kommunikation & Korrespondenz

• Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Eigentümern, Mietinteressenten und Partnern
• Erstellung von Serienmails, Besichtigungseinladungen, Rückfragen und Bestätigungen
• Unterstützung bei Mailingaktionen und persönlicher Kundenpflege

Datenpflege & Dokumentation

• Pflege und Aktualisierung von Objekt-, Interessenten- und Kontaktdaten im CRM
• Koordination von Marketingdienstleistern (Fotograph, Video, etc.)
• Mitwirkung bei internen Reportings (z. B. Vermietungsstand, Aktivitätenübersicht)

Unterstützung bei Vermarktungsprozessen

• Erstellung und Pflege von Exposés inkl. Abstimmung mit Marketing
• Pflege und Aktualisierung von Inseraten auf Onlineplattformen (z. B. Immobilienscout, Immonet, Website)
• Versand von Angeboten, Unterlagen und Präsentationen

Unterstützung bei Vertragsprozessen

• Einholung und Prüfung von Mietinteressentenunterlagen (Selbstauskunft, Bonitätsauskunft, HR-Auszug)
• Vorbereitung von Mietvertragsunterlagen und Koordination der Unterzeichnung
• Fristenüberwachung bei Rückläufen und Nachverfolgung

Research & Marktbeobachtung

• Aktive Marktbeobachtung zu freien Büroflächen in definierten Stadtteilen / Submärkten
• Pflege von Wettbewerbsübersichten (z. B. Preis, Verfügbarkeit, Anbieter)
• Unterstützung bei Standort- oder Projektanalysen (z. B. Neubauten, Entwicklungen, Mieterstruktur)
• Pflege der Vermietungsabschlüssen im Stadtgebiet
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen mit Marktinformationen

Allgemeine Team- und Office-Assistenz

• Organisation von Team-Meetings inkl. Agenda und Protokollführung
• Unterstützung bei internen Abläufen, Ablage und Dokumentenmanagement
• Handling von Bürobedarf, externen Dienstleistern und Dienstreisen

Proaktive Unterstützung der Makler

• Eigenständige Bearbeitung wiederkehrender Aufgaben zur Entlastung des Teams
• Terminnachverfolgung, Nachfassaktionen und proaktive Erinnerung an Fristen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Kundenterminen und Präsentationen